Já dizia o velho ditado: tempo é dinheiro. Utilizar o tempo de maneira inadequada torna-o ineficiente, com grande possibilidade de trazer grandes prejuízos para a empresa. Qualquer processo, sendo ele interno ou externo, acima de tudo, precisa ser eficiente para trazer melhores resultados.

O mercado em geral vive em constante renovação. Para prosperar, todo negócio precisa se adaptar. A constante busca pela evolução e por novas ideias, cada vez mais inovadoras, são necessárias para que as empresas se mantenham relevantes diante da concorrência.

Para que isso aconteça, os empreendedores devem procurar métodos que otimizem o dia a dia de trabalho de seus funcionários, deixem suas rotinas mais fluidas e, por consequência, mais produtivas.

A busca por novas tecnologias e métodos que podem ser implantados nos processos da organização otimizam o tempo dos colaboradores da empresa, gerando mais resultados positivos, além de criar novas oportunidades de negócio, aumentando assim as chances de crescimento e prospecção.

A importância da otimização de tempo

Para que que exista um bom fluxo de trabalho, o gestor deve adequar o tempo disponível a seu favor. Para isso, é necessário um planejamento cuidadoso de tarefas que precisam ser concluídas e o prazo para que isso aconteça, com o objetivo de tornar o trabalho o mais preciso quanto for possível. Interromper uma tarefa para correções e refações, o popular “apagar incêndios”, gera atrasos e prejudica o desempenho final da empresa.

A má administração deste tempo traz prejuízos para o negócio. Ao implantar sistemas mais assertivos, é possível agilizar e aumentar a produtividade, concentrando os esforços na produção que gera lucro. Mas quais são as melhores maneiras para melhorar a administração do tempo?

Técnicas para otimizar os processos da sua empresa

Existem diversas formas de organizar o tempo utilizado em cada tarefa, desde as mais simples, como os post its, aos mais avançados, como softwares especializados. Existem também algumas técnicas específicas, que definem metodologias para o aumento da produtividade e desempenho:

GTD

Abreviação de “Getting Things Done” (“Fazendo acontecer” em uma tradução livre), é um método de gerenciamento de ações proposto pelo consultor em produtividade David Allen. A GTD se divide em cinco estágios principais de produtividade:

Coletar: o primeiro passo é reunir tudo que precisa ser feito e organizar em uma lista de tarefas.

Esclarecimento: depois, pega-se cada tarefa e decide-se se ela demanda uma ação ou não.

Organização: definida a lista do que precisa ser feito, é hora de organizá-la. Essa organização pode ser feita como você preferir: por semelhança, prioridade, facilidade, etc.

Reflexão: revise suas listas constantemente para definir o que precisa ser feito em seguida. A cada semana, refaça suas listas.

Engajamento: por último, é hora de executar suas tarefas.

A GTD é baseada em planejamento. Seu autor acredita que quando definimos com antecedência o que queremos conseguir com cada projeto e os meios para chegar lá, as atividades ficam mais fáceis de concluir.

5W2H

Um dos métodos de gestão de tempo mais populares no meio empresarial é o 5W2H. Ele é uma espécie de checklist baseado em sete perguntas principais que definem exatamente a maneira que cada tarefa será realizada. Assim que são definidos qual a tarefa e o seu objetivo, deve-se responder às seguintes perguntas:

What: o que vai ser feito?

Why: por que essa tarefa será realizada?

Where: onde ela será realizada?

When: quando a tarefa será feita?

Who: quem será o responsável por executá-la?

How: de que forma ela será feita?

How much: quanto vai custar para executá-la?

A 5W2H é uma ferramenta totalmente voltada ao planejamento que estabelece parâmetros claros para a realização das tarefas, o que reduz drasticamente a chance de erros e a necessidade de correções.

Softwares e aplicativos que ajudam na gestão do tempo

A tecnologia está em constante evolução e é sempre grande aliada das empresas e seus negócios. Todos os dias novos métodos de processos são criados com o intuído de otimizar a rotina da organização, facilitando processos e aumentando resultados. É essencial automatizar processos burocráticos e repetitivos, possibilitando o melhor uso do tempo pelos funcionários.

Os novos sistemas disponíveis no mercado permitem que o gestor tenha mobilidade na hora de acessar informações da organização, facilitando a fluidez de processos e aumentando a qualidade dos resultados.

Magnus Consultoria

A Magnus Consultoria oferece serviços e softwares que otimizam a sua gestão empresarial contemplando economia, segurança e tecnologia, que possibilita uma aplicação efetiva das técnicas de administração dos diversos ramos do mercado.

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