Com o desenvolvimento da atividade empresarial e do mercado ao longo dos anos, foi aumentando também a complexidade envolvida na administração dos negócios e de práticas financeiras. Isso não apenas tornou a realização de auditorias internas cada vez mais necessária como mudou a forma com que elas foram sendo realizadas.

Hoje, mais do que apenas um instrumento de fiscalização e avaliação, a Auditoria de Processos é uma ferramenta de apoio à gestão através da avaliação e otimização dos processos e controles internos aplicáveis. O auditor interno passou de um simples fiscalizador para uma espécie de órgão de assessoria, que age para garantir o bom funcionamento empresarial e identificar oportunidades de melhorias.

Preparando sua empresa

Devido à complexidade e importância da atividade, é fácil compreender que uma auditoria de processos não acontece de uma hora para outra. Algumas medidas devem ser tomadas para que a avaliação seja feita da forma mais eficiente possível e seus resultados mostrem de fato a realidade da empresa:

Escolha as pessoas certas

A primeira pergunta pra iniciar uma auditoria é: devo trazer pessoas de fora ou utilizo os próprios funcionários da empresa? Não existe uma resposta certa. Quem deve tomar a decisão é o próprio gestor, que conhece o dia a dia da empresa e seus colaboradores.

O que deve ser levado em consideração é a formação dos profissionais envolvidos, que deve abranger nível superior em administração, direito ou contabilidade. Também é importante levar em conta o perfil humano dos auditores. Eles precisam ter discrição, imparcialidade e integridade moral, pois vão precisar lidar com informações muitas vezes delicadas ou até sigilosas.

Defina seus objetivos

O primeiro passo é ter os objetivos da auditoria bem definidos. Por que ela será realizada, o que deve mudar com ela e o que vai dar errado se ela não for bem realizada. São questões que precisam estar perfeitamente claras antes de começar.

A definição de um objetivo antes do início do processo de auditoria funciona como um guia para as atividades seguintes. Só é possível promover melhorias se o auditor souber exatamente onde a empresa pretende chegar.

Os auditores devem estar a par de tudo

Os auditores precisam estar envolvidos totalmente na elaboração do planejamento estratégico da empresa. Essa é a única forma de ter certeza que seu trabalho realmente fará a diferença e cumprirá as metas estabelecidas.

Outro ponto importante é garantir a autonomia da área de auditoria interna. Eles precisam ter uma posição hierárquica no organograma da empresa, respondendo diretamente a uma autoridade máxima, como a presidência, a superintendência ou o conselho administrativo. Sem essa liberdade, não é possível realizar um diagnóstico realmente completo e apontar erros e acertos com precisão, invalidando todo o trabalho de auditoria.

Escolha o dia certo e agende-o com antecedência

A chave para uma boa auditoria é o planejamento. Isso inclui a data em que a auditoria será realizada. De acordo com a Norma 2200 do Instituto dos Auditores Internos, “os auditores internos devem desenvolver e documentar um planejamento para cada trabalho de auditoria, incluindo os objetivos, o escopo, o prazo e a alocação de recursos do trabalho”. Isso permite que o auditor acompanha cada processo com o máximo de atenção e já esteja preparado para o que vai encontrar. Isso é fundamental para que sua análise seja a mais completa possível.

Agendar a data da auditoria também é benéfico para a equipe, que não é pega de surpresa e consegue desempenhar suas funções de acordo com o planejado. Afinal, o objetivo não é analisar somente o resultado do trabalho realizado, mas também como ele é feito no dia a dia.

É importante destacar também que a preparação para uma Auditoria Interna de Processos pode ser mais complexa. Tudo vai depender do tamanho da empresa e da metodologia utilizada pelos auditores. Os quatro passos descritos são um procedimento básico que vão preparar sua empresa para o trabalho da auditoria, mas que também podem ser revistos e modificados de acordo com sua necessidade.